White-Label-Entwicklung: Wie Agenturen mit einem Entwicklungspartner arbeiten

Viele Agenturen kennen das Muster: Mehrere Projekte starten gleichzeitig, das eigene Entwicklungsteam ist ausgelastet, und ein Bestandskunde wünscht sich zusätzlich eine App. Für eine solche Spitze neue Stellen zu schaffen, lohnt sich selten, eine Absage belastet dagegen die Kundenbeziehung. Eine Möglichkeit ist die White-Label-Entwicklung: Ein externer Partner setzt Projekte technisch um, die Agentur liefert sie unter eigenem Namen aus und bleibt gegenüber dem Kunden verantwortlich. Das funktioniert gut, wenn die Spielregeln vorher feststehen. Fehlen sie, gibt es schnell Streit über Qualität, Termine und Rechte.

Wofür Agenturen einen Entwicklungspartner einsetzen

Die Gründe sind meist zweierlei. Zum einen geht es um Kapazität: Der Partner fängt Auftragsspitzen ab, damit sich das Kernteam auf Konzeption, Design und Kundenbetreuung konzentrieren kann. Zum anderen geht es um Fähigkeiten, die im eigenen Haus fehlen oder sich dauerhaft nicht lohnen, etwa native App-Entwicklung, komplexe Schnittstellen oder Zahlungsabwicklung. Typische Aufgaben sind:

• Umsetzung von Figma-Entwürfen in sauberen, responsiven Code, als statische Website oder mit einem Content-Management-System, das der Endkunde selbst pflegt.
• Onlineshops mit Produktverwaltung, Zahlungsanbietern, Versandoptionen und Anbindung an Warenwirtschaft oder Buchhaltung.
• Buchungs- und Terminsysteme, etwa für Praxen, Hotels, Restaurants oder Dienstleister, mit Online-Zahlung, Bestätigungen und Erinnerungen.
• Web-Apps und mobile Apps für iOS und Android, von der ersten Version bis zur Veröffentlichung in den App Stores.
• Technische Arbeiten an bestehenden Projekten: Ladezeiten, Barrierefreiheit, Schnittstellen, Updates und laufende Wartung.

Zwei Modelle: Festpreis pro Projekt oder Kontingent

Beim Festpreis pro Projekt beschreibt die Agentur den Umfang, der Partner kalkuliert einen verbindlichen Preis und einen Zeitplan. Das schafft Planungssicherheit und passt vor allem dann, wenn Entwürfe und Anforderungen weitgehend feststehen, etwa bei einer Unternehmenswebsite nach abgenommenem Design. Der Nachteil: Jede spätere Änderung muss nachverhandelt werden. Im Angebot sollte deshalb stehen, wie viele Korrekturschleifen enthalten sind und wie zusätzliche Wünsche abgerechnet werden. Für die Agentur hat das Modell einen weiteren Vorteil: Sie kennt ihre Kosten, bevor sie dem Kunden ein eigenes Angebot macht.

Beim Kontingent bucht die Agentur eine feste Zahl an Stunden oder Tagen pro Monat und verteilt sie flexibel auf laufende Aufgaben. Das eignet sich bei regelmäßigem Bedarf, für Wartungsverträge mit Endkunden und für Projekte, deren Umfang sich unterwegs entwickelt. Der Partner kann Kapazität verlässlich einplanen, die Agentur erhält kurze Reaktionszeiten. Dafür trägt sie das Risiko, dass Aufgaben länger dauern als gedacht. Wichtig sind eine nachvollziehbare Zeiterfassung, klare Regeln für ungenutzte Stunden und eine Frist, mit der sich das Kontingent anpassen lässt. In der Praxis lassen sich beide Modelle kombinieren: neue Projekte zum Festpreis, Pflege und Weiterentwicklung über ein Kontingent. Nach deutschem Recht ist der Festpreis in der Regel als Werkvertrag einzuordnen, das Kontingent eher als Dienstvertrag. Welches Recht gilt, sollte der Vertrag ausdrücklich festlegen, besonders wenn der Partner im Ausland sitzt.

Was vor dem ersten Auftrag geklärt sein sollte

• Vertraulichkeit: Eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) schützt Kundendaten, Konzepte und Preise. Sie sollte vor dem ersten Briefing unterschrieben sein.
• Marke und Auftritt: Der Partner erscheint nicht mit eigenem Logo, eigener E-Mail-Signatur oder einem Vermerk im Footer. Ob er das Projekt als Referenz zeigen darf, auch anonymisiert, wird ausdrücklich geregelt.
• Code und Nutzungsrechte: Die Agentur erhält umfassende Nutzungsrechte an Code und Gestaltung und darf sie an ihre Kunden weitergeben. Repository, Hosting und Konten laufen auf die Agentur oder den Endkunden.
• Kommunikation: Kanäle, Sprache, Antwortzeiten und feste Ansprechpersonen auf beiden Seiten. Ein gemeinsames Ticketsystem verhindert, dass Anforderungen in E-Mail-Verläufen untergehen.
• Qualitätsprüfung: Was bedeutet „fertig“? Dazu gehören die Browser und Geräte, auf denen getestet wird, Ladezeiten, Barrierefreiheit, Code-Review und eine Testumgebung, in der die Agentur abnimmt, bevor der Kunde etwas sieht.
• Kontakt zum Endkunden: Ob der Partner direkt mit dem Kunden spricht, etwa in technischen Abstimmungen, und in wessen Namen. Eine Abwerbeklausel schließt Direktaufträge des Endkunden an den Partner aus.
• Datenschutz: Ein AV-Vertrag, sobald der Partner mit personenbezogenen Daten in Berührung kommt, bei einem Partner außerhalb der EU ergänzt um geeignete Garantien für die Übermittlung.
• Gewährleistung: Wer behebt Fehler nach dem Launch, in welcher Frist und auf wessen Kosten?

Zwei dieser Punkte werden häufig unterschätzt. Der erste betrifft die Rechte: In Deutschland und Österreich lässt sich das Urheberrecht selbst nicht übertragen, eingeräumt werden Nutzungsrechte. Die Agentur kann ihrem Kunden aber nur die Rechte weitergeben, die sie selbst vom Partner erhalten hat. Fehlt im Vertrag mit dem Partner die Erlaubnis zur Weitergabe, entsteht eine Lücke, die im Zweifel erst bei einem Streit auffällt. Der zweite betrifft den Datenschutz: Verarbeitet der Partner personenbezogene Daten des Endkunden, ist er Unterauftragsverarbeiter, und die DSGVO verlangt dafür eine Genehmigung des Verantwortlichen. Ganz unsichtbar bleibt ein White-Label-Partner in diesem Fall also nicht. In der Praxis geschieht das häufig über eine allgemeine Genehmigung im AV-Vertrag zwischen Agentur und Kunde, verbunden mit einer Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.

Risiken und wie Agenturen sie begrenzen

• Schwankende Qualität: Beginnen Sie mit einem kleinen, klar umrissenen Projekt und prüfen Sie Code, Kommunikation und Termintreue, bevor Sie größere Aufträge vergeben.
• Verzögerungen: Vereinbaren Sie Zwischenstände mit Testlink statt eines einzigen Abgabetermins. So fällt ein Rückstand früh auf und nicht erst kurz vor dem Launch.
• Abhängigkeit: Kennt beim Partner nur eine Person das Projekt, wird jeder Ausfall zum Problem. Bestehen Sie auf Dokumentation, nachvollziehbarer Versionsgeschichte und eigenem Zugang zum Repository.
• Missverständnisse im Briefing: Je genauer Entwürfe, Inhalte und Abnahmekriterien beschrieben sind, desto weniger Nacharbeit entsteht. Offene Fragen gehören vor den Projektstart.
• Druck auf die Marge: Rechnen Sie den eigenen Aufwand für Projektleitung, Qualitätskontrolle und Kundenkommunikation ein. Der Preis des Partners ist nicht Ihr Selbstkostenpreis.
• Ruf der Agentur: Gegenüber dem Kunden steht die Agentur für das Ergebnis ein. Ein Partner, der Probleme früh und offen meldet, ist deshalb mehr wert als einer, der stets „kein Problem“ sagt.

Unterm Strich ersetzt White-Label-Entwicklung kein eigenes Team, sie ergänzt es. Sinnvoll ist sie, wenn die Agentur Konzeption und Kundenbeziehung in der Hand behält und der Partner verlässlich, transparent und zu planbaren Konditionen liefert. Ob die Zusammenarbeit trägt, zeigt sich am schnellsten an einem ersten, überschaubaren Auftrag. Sitzt der Partner in derselben Zeitzone, lassen sich Abstimmungen zudem im normalen Arbeitstag erledigen, auch wenn das Büro in einem anderen Land liegt.